En tant que membre important d’une association, il est de votre devoir d’équiper votre organisation d’un logiciel. Tous les types de gestion doivent suivre une norme régulière, y compris la gestion administrative d’association. L’avantage primaire d’un logiciel est de faciliter les diverses tâches à entreprendre au sein d’une association. Il est alors de rigueur d’en disposer un. Toutefois, il existe quelques paramètres à prendre en compte pour le choix de votre outil de travail.
La facilité d’utilisation du logiciel
Pour être certain d’adopter le bon logiciel d’association, il faut avant tout qu’il soit simple d’utilisation. En effet, il ne doit pas inclure une longue formation à réaliser avant que tout le monde soit opérationnel. Chaque membre devra être en mesure de manipuler l’outil sans aucune aide-externe. De ce fait, les logiciels sophistiqués ne sont pas intéressants et surtout s’il requiert un niveau d’étude supérieure pour pouvoir l’utiliser. Les différents bénévoles ne sont pas forcément à jour sur leur diplôme. Pour avoir un aperçu de cette simplicité, vous avez un exemple visible en consultant cette page : gestion administrative d’association.
L’idéal est également pratique de tomber sur un logiciel qui offre de nombreuses fonctions. De cette façon, il est inutile d’associer plusieurs outils de gestion pour contrôler et suivre les activités de votre association. Le traitement des données sera ainsi plus simple à réaliser. Cependant, facilité d’emploi ne se traduit pas forcément qu’un brief n’est pas nécessaire. Au contraire, une brève formation doit se faire pour l’ensemble des membres pour un apprentissage basique.
L’importance des essais
Il est intéressant de tester un logiciel avant de se le procurer. Les utilisateurs pourront ainsi voir si ce dernier répond ou non à leur attente avant de s’investir totalement. Les périodes d’essai gratuit sont de nos jours une monnaie courante. Ce qui représente un avantage à ne pas prendre à la légère. Vous pouvez ainsi tester les diverses fonctionnalités et les adapter à votre association. En général, ce genre d’offre a une durée limitée de 30 jours et après les services seront payants. Avec ce délai, vous avez eu largement le temps d’analyser si le logiciel vous convient ou non. On notera que certaines plateformes proposent des offres gratuites à long terme sous quelques conditions.
Le service d’assistance
Aussi performant qu’il soit, un logiciel peut rencontrer des soucis d’utilisation ou de blocage que l’on ne peut pas toujours prévoir. Les raisons sur un éventuel dysfonctionnement peuvent produire des dégâts sur le bon déroulement des activités. Dans ce cas, avant d’opter un logiciel gestion administrative d’association, il faut s’assurer qu’un service est disponible à tout moment pour résoudre un quelconque problème. Pour vérifier l’existence de ce service, vous pouvez rechercher sur la plateforme si des coordonnées y sont indiquées : adresse mail, réseaux sociaux ou autre. La présence de tchat en ligne peut également faire l’affaire. En effet, les agents en ligne ont la possibilité de répondre instantanément à aux différents utilisateurs du logiciel. Le mieux est d’avoir une assistance par téléphone. De cette façon, le souci pourra être expliqué clairement avec des réponses claires et immédiates.
