Comment signer un document à distance ?

signer un document à distance

Jusqu’à présent, la signature manuscrite était le seul acte permettant d’exprimer de façon légale son consentement ou son approbation au contenu d’un document. À l’ère du numérique, signer des fichiers à distance devient possible. Cette pratique consiste à apposer ses initiales ou son nom sur un document électronique qui est disponible en ligne. Cependant, pour que cet acte soit valide, il est indispensable de respecter la réglementation en matière de signature électronique.

La signature électronique, définition et avantages

La signature électronique de document consiste à émarger sur des fichiers numériques. Elle possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, puisqu’elle est irrévocable. Une réglementation stricte, établie par l’eIDAS le 23 juillet 2014, régit cette pratique. Elle est retranscrite dans les articles 1366 et 1367 du Code civil français. Le signataire, aussi appelé auteur, détient une identité numérique ou certification de signature électronique qui peut être vérifiée à l’aide de la cryptographie.

La signature manuscrite est remplacée par une version électronique afin d’accroître les échanges administratifs et commerciaux. En effet, la productivité des signataires est accélérée, notamment par la réduction des déplacements physiques à l’étranger. Ce procédé garantit également la sécurité des fichiers et leur traçabilité ainsi que leur archivage de façon pérenne.En outre, la signature électronique s’inscrit plus largement dans la tendance du zéro papier liée à la dématérialisation des documents, laquelle constitue un véritable enjeu économique et écologique pour les entreprises et les particuliers.

La création d’une signature électronique

Avant de procéder à la signature d’un document numérique, l’auteur doit posséder une identité numérique. Elle est délivrée par un tiers de confiance, obligatoirement certifié par des organismes reconnus. À savoir, l’agence nationale de la sécurité des systèmes d’information délivre un visa de sécurité après avoir vérifié si le tiers respecte les obligations de sûreté et de confidentialité qui garantissent l’intégrité de la signature entre particuliers.

Ainsi, cette attestation permet aux contractants d’échanger des documents numériques en toute sécurité. Afin que cet échange ait une valeur juridique, les fichiers doivent être intègres et inaltérables. Autrement dit, ils ne doivent subir aucune modification. La dématérialisation des contrats de marché public est également encouragée par la création d’un document unique de marché européen électronique en 2018. Sa certification est manifestée par l’usage d’une clé USB particulière qui répond aux normes RGS (référentiel général de sécurité).

Les étapes pour faire signer ses documents en ligne

Les particuliers ou les entreprises qui désirent demander ou effectuer une signature de documents numériques à distance doivent détenir au préalable un certificat électronique authentifiant son identité, fourni par un tiers de confiance. Après avoir confirmé son identité via un code reçu par SMS, le signataire réceptionne et lit le document électronique depuis un logiciel de signature électronique sécurisé. Il n’a plus qu’à confirmer et renvoyer le document pour que le logiciel enregistre le document signé de façon irrévocable.

Une fois signés, les documents sont conservés dans un coffre-fort électronique sécurisé pour une durée de 10 ans. Par ailleurs, l’enregistrement en ligne garantit la traçabilité du document, puisque sont enregistrés, à l’instar de la date de sa signature, l’identité de ses auteurs ainsi que les éventuelles modifications effectuées sur le document. Grâce à ces procédés, la signature électronique accélère et sécurise les échanges contractuels.