Comme la plupart des entreprises de nos jours, vous êtes habitué à recevoir vos factures fournisseurs dans le format classique, c’est-à-dire en support papier. Conscient que ce mode de conservation est coûteux et pas entièrement sûr, vous cherchez néanmoins à réduire les risques, mais également les frais liés au traitement des factures papier, tout en conservant leur facilité d’usage. Vous souhaitez par ailleurs promouvoir le travail collaboratif en partageant les documents au sein de votre entreprise. La solution ? Miser sur la GED pour changer vos flux papier entrants en flux électroniques !
Facture papier : des inconvénients non négligeables
Il existe plusieurs bonnes raisons d’opter pour l’archivage électronique des factures papier en entreprise. D’entrée de jeu, il faut savoir que la conservation des factures sur support papier présente assez d’inconvénients majeurs, aussi bien à court qu’à long terme.
Primo, ce mode d’archivage s’avère coûteux : au fur et à mesure que le temps passe, les factures s’accumulent et nécessitent l’aménagement d’un espace physique de plus en plus grand pour leur stockage, ce qui n’est pas le cas avec la Gestion Electronique de Documents (GED). Non seulement ces factures encombrent, mais elles vous obligent à dépenser pour la réalisation de photocopies, la demande de duplicatas, le classement en archive, et l’aménagement d’un local. Une somme et des mètres carrés que vous pourriez consacrer à d’autres projets !
Secundo, cette forme de conservation présente d’importants risques, liés au traitement manuel que nécessitent les modèles de facture papier. Il s’agit entre autres des possibilités d’erreurs dans le processus d’archivage, et surtout d’une perte accidentelle de documents. Des éventualités aux conséquences fâcheuses, que la GED permet d’éviter, à condition de bien choisir votre prestataire d’archivage (découvrez les critères pour faire un bon choix quant à votre Gestion Electronique de Documents sur Gataka.fr).
De plus, il ne faut pas oublier que le stockage des factures sur support papier implique le respect de certaines règles fiscales, auxquelles il est difficile de se conformer sans une bonne stratégie d’archivage électronique !
Les règles fiscales à respecter avec les factures
Il existe effectivement plusieurs législations en ce qui concerne la conservation des factures, et elles sont plutôt strictes. Déjà, que vous optiez ou non pour une GED, il est important de veiller au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Vous en saurez plus à ce propos en cliquant ici.
En outre, vous devez vous conformer aux règles fiscales, qui stipulent que les factures sur support papier doivent être conservées pendant 6 années dans leurs forme et contenu d’origine, aussi bien par l’entreprise destinataire que par l’émettrice. Certes, pendant les 3 dernières années, la société peut elle-même choisir son support et son mode de conservation (archivage électronique ou support papier).
Par contre, le stockage doit forcément se faire sur un support informatique pendant les 3 premières années au moins (délai de reprise). Ceci implique nécessairement une bonne politique de GED, le non-respect de ces règles étant passible de sanctions pouvant aller jusqu’à la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA !
La Gestion Electronique de Documents, seule véritable solution
Compte tenu de tous les aspects développés plus haut, gérer électroniquement vos documents s’impose comme la solution la plus efficiente pour la conservation de vos factures. L’archivage électronique vous permet d’être en conformité avec les normes en vigueur, qu’il s’agisse du RGPD ou des règles fiscales précédemment mentionnées. De plus, beaucoup plus sécurisée, la GED vous évite les risques et dépenses supplémentaires liés à la conservation des factures papier, tout en facilitant le travail collaboratif et l’accès aux données, où que vous soyez dans l’entreprise !
